Archivage dans les mairies

Solutions Archivage Papier et Electronique

La conservation des archives est organisée dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales publiques, que pour la documentation historique de la recherche (Code du patrimoine – article L211-2). Les collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives. Elles en assurent elles-mêmes la conservation et la mise en valeur (Art.212-6).

Un archiviste à votre disposition selon vos besoins et vos possibilités, notre prestation

Les archivistes itinérants du Centre de Gestion vous aident à répondre concrètement à vos obligations en matière d’archivage. Ils peuvent former un agent et le superviser régulièrement, classer ou éliminer vos documents sous le contrôle des Archives Départementales, procéder au récolement règlementaire du fonds, vous aider à la gestion des espaces de stockage, préparer une exposition, ou encore mettre en valeur le patrimoine local auprès de vos usagers.

Nos missions :

Tri et éliminations
Classement
Suivi régulier (maintenances)
Tutorat auprès des agents (sensibilisation aux techniques d’archivage)
Récolement
Mise en valeur du patrimoine local

Les avantages pour votre collectivité :

Une équipe qualifiée à votre écoute
Une solution mutualisée et modulable
Une réponse concrète aux obligations légales
Une gestion rationnelle de la production documentaire et des locaux de conservation
La mise en valeur du patrimoine

Présentation de l’archivage électronique

Les archives produites dans le cadre de la dématérialisation des procédures administratives sont des archives publiques au sens de l’article L211-1 du Code du Patrimoine. Ainsi les archives numériques doivent être conservées, au même titre que les archives papier, selon des règles et une méthode à même de garantir la valeur légale des documents.

Face à l’accroissement des processus de dématérialisation, le Cdg60 a conventionné avec le CDG59 afin de proposer aux collectivités territoriales et établissements publics de l’Oise une plateforme d’archivage numérique pérenne, dénommée SESAM (Système Electronique Sécurisé d’Archivage Mutualisé) afin de répondre au problème de gestion et de conservation des documents numériques.

Historique du projet SESAM

Le Cdg60 met à disposition des collectivités et établissements publics locaux une équipe d’archivistes itinérants. Dans le cadre de la dématérialisation, il était évident que nous recherchions une solution d’archivage électronique de qualité et sécurisés. Le projet de SAE – SESAM se positionne comme le dernier maillon d’une chaîne considérant le document de bout-en-bout. Ainsi, la production administrative pourrait être gérée tout au long de son cycle de vie en prenant en compte chacune de ses spécificités.

Numérique, électronique, dématérialisation…

Les archives sont « l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité » (art. L. 211-1 du Code du patrimoine). Il importe donc de pouvoir assurer la bonne conservation des documents et données numériques produites ou reçues par les administrations. Or, seul un système d’archivage électronique respectant les cadres normatifs et juridiques peut garantir cette conservation indispensable à la sécurité des collectivités tout en permettant de répondre à leurs obligations patrimoniales.

Une adhésion au SAE-SESAM permet de mettre en place une solution d’archivage de cette production numérique et notamment des typologies documentaires suivantes :

les flux dématérialisés (contrôle de légalité, flux comptable…)
la procédure de marchés publics via les plateformes de dématérialisation des marchés
les documents numériques des applications utilisées par les collectivités (logiciels , Gestion électroniques de documents…)
les documents nativement numériques comme les documents bureautiques (compte-rendu de réunion…)
…

Numériser n’est pas « zéro papier »

La transformation numérique de ces dernières années permet de faire le choix de solutions permettant de réduire fortement le volume de papiers à gérer. Pour autant, cet objectif « zéro papier » doit s’inscrire dans une large réflexion autour de la gestion des documents, notamment quand ceux-ci sont engageant et dont le support original est papier. Offrant de nombreux avantages, la numérisation est souvent le premier réflexe pour gagner de l’espace de stockage mais des questions doivent se poser préalablement en terme de valeur juridique, de sécurité, de conservation… même si la numérisation d’un document original papier est désormais reconnue par l’article L1379 du code civil sous les conditions détaillés dans le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016.

L’élimination de documents papiers numérisés reste soumise à l’obtention préalable du visa des Archives départementales.

L’archivage numérique n’a donc pas pour objectif de numériser toute la production de documents papiers mais, avant tout, de permettre la conservation des documents nativement numériques.

La plateforme d’archivage SESAM

Le processus d’archivage doit s’adapter en fonction de son support, l’archivage de la production numérique nécessite la mise en place d’un Système d’Archivage Électronique (SAE).

Un SAE est un ensemble composé d’une infrastructure technique, d’un logiciel d’archivage et des compétences métiers de l’archiviste. Le système conserve les documents numériques en garantissant leur sécurité, leur lisibilité, leur pérennité, leur intégrité.

Pour répondre aux besoins des collectivités territoriales en matière d’archivage numérique, le Cdg59 a lancé la plateforme SESAM – Système Électronique Sécurisé d’Archivage Mutualisé – un SAE mutualisé à l’échelle du département du Nord et de la Somme.

La plateforme SESAM est porteuse de l’agrément pour la conservation d’archives publique courantes et intermédiaires du Ministère de la culture.