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Processus d'adhésion au service Archivage

Pour bénéficier des services archives, une demande officielle doit être faite part la collectivité auprès du service Solutions Archivages du Centre de Gestion de l’Oise. Vous pouvez trouver dans la rubrique « Nous contacter » les coordonnées du secrétariat Solutions archivages du CDG60.

 

Suite à votre demande, vous serez contacté par le Centre de Gestion de l’Oise afin d’étudier votre demande.

Après étude de votre dossier, une convention de mise à disposition pour une mission d’assistance à l’archivage (contrat entre la collectivité et le Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale l’Oise) doit être impérativement signée et retournée au Centre de Gestion après délibération du Conseil.

 Ensuite, un audit sera effectué par l’archiviste du Centre de Gestion afin d’établir un état des lieux des archives de la commune. Un rapport d’audit sera ensuite rédigé par l’archiviste dans lequel seront  recensés les besoins et les priorités. Ce rapport d’audit présentera aussi une évaluation financière et d’une estimation de la durée de l’intervention pour effectuer le traitement des archives.

Le rapport d’audit sera envoyé à la commune qui doit le signer et le retourner au service « Solutions archivages » du CDG60 en précisant le choix retenu parmi les propositions présentées.

Un devis d’intervention sera ensuite établi en fonction du choix retenu par la collectivité.

Le coût de cette intervention peut-être reparti sur plusieurs exercices selon les moyens de la collectivité.

Une fois accepté et signé, le devis devra être retourné par voie postale au secrétariat du service « Solutions archivages » du CDG60.

A partir de ce moment, l’archiviste prendra contact avec la collectivité afin de planifier un rendez-vous pour débuter le traitement des archives.


TARIFICATION :

 Conformément à la délibération n°16/02/18 du conseil d’administration du CDG 60 en date du 29 février 2016, les missions sont tarifées de la façon suivante :

-   évaluation de la mission (diagnostic)  : 140,00 €,

-   intervention : 35,00 €.

Ce nouveau tarif s’appliquera aux conventions conclues à compter du 1er mars 2016.

Le tarif des interventions n’inclut pas toutes les fournitures mobilières nécessaires au telles que boites à archives, chemises etc.

De la même façon, il n’inclut pas le coût de la destruction des documents éliminables qui reste à la charge de la collectivité.