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Missions

« Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toutes personnes physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité. » (Art. L 211-1 du Code du Patrimoine)

RECOLEMENT : C’est un acte réglementaire et obligatoire. Un procès verbal de décharge et de prise en charge des archives communales qui doit être établi à chaque changement de maire ou renouvellement de municipalité. Il transfère la responsabilité des archives de l'ancien au nouveau maire. Ce procès-verbal doit être accompagné d'un inventaire détaillé des dossiers communaux ou à défaut d'une liste des principaux documents : le récolement. La rédaction de ce récolement requiert une grande précision. Il permet au maire sortant de certifier la présence en mairie des archives qui lui ont été confiées lors de son entrée en fonction ainsi que des dossiers créés pendant l'exercice de son mandat. Et permet au nouveau maire de connaître la composition des archives de la commune et le décharge des disparitions éventuelles survenues avant son arrivée.

Les collectivités publiques sont propriétaires de leurs archives. Ils en assurent la conservation, la communication et la mise en valeur dans le respect des règles fixées par l’Etat (contrôle scientifique et technique assuré par l’intermédiaire du Directeur des archives départementales).

Aussi, le maire est responsable civilement et pénalement des archives de la commune. (Art. 193 et 254 du Code Pénal)

Donc la conservation, le classement, le conditionnement, la restauration, la communication et la mise en valeur des archives sont une obligation légale pour les collectivités.(Art. L211-2, L212-5, L212-6, L214-3 du Code du Patrimoine) et constituent donc une dépense obligatoire.

Il est donc obligatoire pour les collectivités, et par conséquent pour tous leurs agents, d’organiser la conservation des archives et, dans ce cadre, de mettre en œuvre la procédure d’archivage selon les règles définies par le S.I.A.F. (Service interministériel des Archives de France).

Les archives sont organisées dans chaque collectivité pour les besoins de la gestion administrative, de la justification des droits des personnes physiques ou morales et pour la conservation historique de la recherche.

Missions archives proposées par le Centre de Gestion de l’Oise

Pour aider et assister les collectivités dans leurs organisations, obligations en matière archivage  et de la conservation de leurs fonds documentaire, le Centre de Gestion de l'Oise a créé en 2002 un service de mise à disposition d'archivistes professionnels auprès des collectivités. Faute de temps et de connaissance en la matière, la gestion des archives des collectivités est souvent négligée. Déposées sans ordre ni dénomination dans des endroits inappropriés (combles, caves ...), les archives dépérissent et la moindre recherche documentaire devient fastidieuse voire impossible.

Description des services proposés : 

Pour remédier à cette situation, les collectivités peuvent faire appel aux compétences d’archivistes itinérants qualifiés, diplômés d’un Master pour la réalisation d'un archivage conforme aux normes en vigueur et aux impératifs de fonctionnement des collectivités. Sur demande des collectivités, l'archiviste intervient sur toutes ou parties des missions suivantes : 

 1.  Traitement des archives : récolement, classement, tri et élimination réglementaire.

 2.  Sensibilisation du personnel aux méthodes de gestion des archives avec possibilité de former un référent qui serait garant de la bonne tenue de celles-ci après le départ de l’archiviste.

 3.  Maintenance des archives : 

Pour éviter de laisser à l’avenir, la situation se dégrader et pour entretenir le travail réalisé, il est possible de faire appel à l’archiviste du Centre de gestion pour assurer la maintenance de classement. Cette intervention régulière de quelques jours permettrait d’intégrer de nouvelles archives et d’éliminer les documents qui n’ont plus d’utilité. 

4.  Exploitation culturelle du fonds d'archives : organisation d'expositions, ateliers scolaires, accueil de chercheurs.