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Les archives et le métier de l’archiviste demain

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Avec l’introduction des nouvelles technologies dans les collectivités et dans les administrations, beaucoup de documents autrefois tenus sous forme papier sont aujourd’hui gérés sous forme électronique. L’archivage constitue un véritable défi dans le sens où si l’on veut préserver la mémoire collective,
il faut que la pérennité des informations soit assurée. Elles doivent pouvoir être lisibles et accessibles que ce soit dans dix ou cinquante ans.

Rappel : ce que dit la loi
Tout d’abord à l’article L211-1 nous retrouvons la définition des archives : « Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité ». Les archives publiques
sont par ailleurs soumises à un cadre légal. Il faut savoir que tout fonctionnaire ou producteur d’archives publiques est responsable des documents qu’il produit ou reçoit, comme le stipule l’article L212-6 : « Les collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives.
Elles en assurent elles-mêmes la conservation et la mise en valeur ».
En effet, les archives publiques sont imprescriptibles et inaliénables : elles font parties du domaine public mobilier et ne peuvent être ni aliénées ni détruites sans autorisation de l’État (ministère de la Culture, représenté par le directeur des archives de France).

Le métier de l’archiviste, quelles différences entre hier, aujourd’hui et demain ?
Avec la multiplication des données électroniques se substituant au papier on pourrait croire que le métier d’archiviste est amené à disparaître comme le papier.
Et pourtant depuis les années 1980, les sociétés d’archivage se sont multipliées, proposant leurs services de stockage puis de gestion d’archives à des entreprises privées toujours plus nombreuses mais également au service public.
Aujourd’hui, ce vénérable métier d’archiviste évolue et se transforme, mais la finalité reste inchangée, il n’y a que le support qui évolue.
L’archivage prend une orientation tout à fait nouvelle, dans la mesure où il devient partie intégrante et surtout active du cycle de vie du document.Les archivistes s’impliquent plus qu’auparavant, en amont dans la production des dossiers afin de faciliter le traitement et de répondre aux demandes des services qui font face à une
production croissante de documents papiers et numériques. Ses missions fondamentales citées ci-dessous, doivent évoluées en raison de l’omniprésence grandissante du support électronique.
En effet, il :
• reçoit les documents et les données devant être conservés au-delà de leur durée d’utilité administrative,
• complète les descriptions de documents pour optimiser la conservation à long terme,
• assure les éliminations d’une partie de l’information archivée après l’accord des services producteurs,
• aide à la recherche
• assure la communication des documents dans le respect de la législation et des exigences de l’organisme.
Les problématiques ne vont fondalement pas changer, le papier est finalement simple à gérer si le document a été dirigé d’une manière organisée en amont.
Les enjeux de la dématérialisation La dématérialisation des documents administratifs s’accélérant, l’archivage électronique devient indispensable. C’est le dernier maillon de la chaîne. Aujourd’hui les services administratifs produisent et échangent de manière électronique, il reste à les archiver dans ce même format pour aller au bout du processus.
Il existe plusieurs solutions logicielles de Système d’Archivage Electronique (SAE) à valeur probante.
Pour être mise en place, une solution logicielle doit être bien pensée et réfléchie à l’avance.
En effet, le choix de la solution est important, car il existe aujourd’hui une dizaine de progiciels ou logiciels dédiés à l’archivage, adaptés pour les entreprises privées et pour les services publics. Une étude, ainsi qu’une réflexion sont donc indispensables pour mener à bien ce travail et il est recommandé de l’effectuer toujours en étroite collaboration
avec un archiviste.

Bon à savoir
Si vous souhaitez réaliser un audit de vos archives, vous pouvez prendre contact avec un archiviste du Centre de Gestion.
Contactez nous au 03 44 06 22 60 ou par mail à archives@cdg60.com