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Formation Secrétaire de mairie

Les profils de secrétaire de mairie sont actuellement très recherchés

…Et le seront encore davantage à l’avenir compte tenu des vagues de départs à la retraite à prévoir 84% d’ici 2024. Le manque de personnel est donc très important et la formation préalable indispensable car ce métier nécessite des compétences nombreuses et spécifiques (comptabilité, paie, état civil, urbanisme…)

Afin d’apporter une solution concrète aux collectivités de l’Oise confrontées à cette problématique nous avons lié un partenariat avec l’ADICO (Association pour le développement et l’innovation numérique des collectivités), la Direction Départementale de Pôle Emploi Oise, Cap Emploi, et la Région Hauts-de-France qui finance nos sessions de formation. A ce jour nous avons réalisé 5 sessions et 66 personnes ont suivi ce parcours de formation. Ils sont pour 95% d’entre eux en fonction auprès des collectivités de l’Oise soit en tant que contractuels via le Pôle Optimisation ou en tant que titulaires pour les plus anciens.

Une solution adaptée aux besoins

Nous proposons un projet de formation élaboré sur mesure pour correspondre aux missions exercées par les secrétaires de mairie, notamment dans des communes rurales où la polyvalence est le maître-mot.

Il s’agit d’une formation d’une durée de 57 jours, dont 294 heures de formation théorique et pratique des outils informatiques (métier, logiciels, bureautique) suivies de 3 semaines d’immersion en collectivité pour la mise en pratique des connaissances acquises. Au terme de ce parcours les stagiaires sont mis en situation face à un jury d’entretien similaire à ceux des concours de la fonction publique territoriale et des entretiens de recrutement en collectivité. Ce jury composé d’un élu local, d’un représentant du CDG60 et/ou de l’Adico ainsi que d’un agent de la fonction publique territoriale permet d’évaluer leur niveau d’acquisition des compétences nécessaires à l’exercice du métier de secrétaire de mairie et de les interroger sur leur expérience de stage. S’en suit une délibération des jurys qui tient compte des notes obtenues tout au long de la formation théorique ainsi que de la prestation orale du stagiaire donnant lieu à la remise d’un diplôme.

Secrétaire de mairie : un métier en pleine évolution

Le/la secrétaire de mairie exerce une fonction essentielle à la vie communale. Polyvalent, il/elle exerce une fonction d’appui administratif, technique et juridique auprès du Maire et des élus des communes de moins de 2000 habitants dans tous les domaines d’intervention. Il/elle est également l’intermédiaire entre les élus et les administrés et est souvent leur premier interlocuteur.

LES MISSIONS DU / DE LA SECRETAIRE DE MAIRIE

Collaborateur du Maire :

  • Assistance et conseil dans différents domaines (état civil, urbanisme, ressources humaines, finances, marché publics…)
  • Préparation et suivi du budget et du compte administratif
  • Instruction des dossiers relatifs à la commande publique
  • Gestion des équipements municipaux (école, salle des fêtes…) et du cimetière
  • Préparation des conseils municipaux (convocations, dossiers…) et rédaction des comptes-rendus

Service aux administrés :

  • Accueil et information des usagers
  • Préparation et rédaction des actes administratifs et civils
  • Mise à jour, révision des listes électorales et préparation des élections
  • Recensement de la population
  • Instruction et suivi de demandes d’urbanisme

Gestion des services :

  • Elaboration des paies pour les agents communaux
  • Gestion et suivi des dossiers du personnel (gestion des carrières, visites médicales…)

Activités complémentaires :

  • Présence aux cérémonies d’état civil, aux réunions en soirée (conseils municipaux, commissions), aux scrutins électoraux…
  • Gestion de la relation avec les associations et suivi des partenariats…

LES QUALITES REQUISES

Le/la secrétaire de mairie est le maillon incontournable de la vie communale et de nombreuses qualités sont indispensables à l’exercice de ses missions : organisation, rigueur, autonomie, polyvalence, disponibilité, diplomatie et discrétion. Le/la secrétaire de mairie doit avoir le sens du service public, posséder des capacités rédactionnelles, d’écoute et de pédagogie pour accueillir et renseigner les usagers.

LES COMPETENCES ET SAVOIRS

  • Connaissances du statut de la Fonction Publique Territoriale
  • Connaissances juridiques en droit public, commande publique, finances publiques, urbanisme
  • Connaissances des procédures règlementaires de passation des marchés publics et contrats
  • Maîtrise des techniques de communication et de l’information
  • Connaissances des instances et processus de décision de la collectivité
  • Connaissances des règles juridiques d’élaboration des actes administratifs
  • Connaissance du cadre réglementaire de la responsabilité civile et pénale
  • Connaissances juridiques en droit civil et gestion des cimetières

LES CONDITIONS D’ACCES

  • Concours externe avec des conditions de diplôme, concours interne ou concours troisième voie
  • Contrats possibles notamment dans les communes de – 1000 habitants (CDD de 3 ans renouvelable dans la limite de 6 ans, ensuite CDI)