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Documents à transmettre

Le médecin de prévention et la collectivité ont différents documents à échanger, retrouvez ci-dessous une clarification du volet "documentaire" de la médecine de prévention.

Les documents de la collectivité à transmettre au médecin de prévention

Effectifs de la collectivité

La collectivité doit communiquer l’ensemble de ses effectifs, quel que soit le statut de ses agents.

Ces documents doivent parvenir au secrétariat afin de permettre l’organisation des visites médicales :


Téléchargement de la fiche de renseignements "agent" 

Téléchargement du tableau de renseignement "collectivité"

Au même titre, la collectivité s’engage à prévenir le service de médecine professionnelle et préventive de tout mouvement de personnel (départ, arrivée, retraite, …) afin de mettre à jour la base de données des effectifs pour le médecin de prévention.

Procès-verbaux commission de réforme et comité médical

Dans le cadre des visites médicales, afin que le médecin de prévention puisse statuer sur la compatibilité état de santé/tâches confiées à l’agent, la collectivité doit transmettre au médecin de prévention les procès-verbaux de la commission de réforme ou du comité médical.

Aménagement des locaux

Le médecin de prévention est consulté sur les projets de construction et d’aménagement des locaux administratifs et techniques, sur la modification d’équipements ou l’introduction de nouvelles technologies.

Dans ce cas, il est donc nécessaire de transmettre au service de médecine professionnelle et préventive les plans des locaux à construire ou à aménager.

Fiches de Données Sécurité

Il est également informé de l’utilisation des substances et préparations dangereuses par les agents. A ce titre, l’employeur doit transmettre l’ensemble des Fiches de Données Sécurité (FDS) des produits utilisés. Ces FDS sont fournies par le fournisseur de vos produits.

La réglementation stipule que ces fiches doivent être transmises avant utilisation au médecin de prévention. Or trop souvent elles sont transmises suite à un accident ou lors d’une demande de reconnaissance de maladie à caractère professionnelle.

Accidents de service et maladies professionnelles

Le médecin de prévention est informé par l’autorité territoriale des accidents et / ou des maladies professionnelles. Un envoi récapitulatif trimestriel de ces accidents et / ou maladies professionnelles est préconisé.

 

Les documents du médecin de prévention transmis à la collectivité

Le rapport annuel

Chaque année, le médecin de prévention établit, pour les collectivités de plus de 50 agents dont il assure la surveillance médicale, un rapport d’activité qui est transmis à l’autorité territoriale.

La fiche de risques

Le médecin de prévention élabore des fiches de risques professionnels, documents dans lesquels sont consignés les risques professionnels propres à chaque service de la collectivité, ainsi que les effectifs des agents exposés à ces risques. Pour établir ces fiches, le médecin doit avoir fait le tour de l’ensemble des locaux. A ce titre, la réglementation prévoit que l’assistant de prévention : 

- accompagne le médecin de prévention pendant ses visites de locaux

- soit un interlocuteur du médecin de prévention pour certains renseignements comme les effectifs par service. Un rendez-vous peut aussi être prévu avec la personne en charge du personnel ou le responsable des ressources humaines.

Les fiches de risques ne se substituent pas aux obligations de l’autorité territoriale en matière d’évaluation des risques consignés dans le document unique. Dans le cadre de la convention d’adhésion en conseil en prévention des risques au travail, le préventeur du Centre de Gestion peut vous aider dans cette démarche.