Le Centre de Gestion de l'Oise met à disposition des collectivités et établissements publics du département, des archivistes qualifiés.
Sur demande de la collectivité, nous intervenons, dans les conditions définies par convention, sur tout ou parties des missions suivantes :

Traitement des archives :

• Tri et éliminations réglementaires (avec accord de la commune et sous le contrôle du Directeur des Archives Départementales de l’Oise). La destruction des éliminables, réalisée obligatoirement par une société habilitée, reste à la charge de la commune.
• Classement thématique réglementaire et reconditionnement des documents en vrac. Les fournitures nécessaires sont à la charge de la commune.
• Inventaire et indexation : saisie sous Word-Excel d’un fichier-matière permettant, à l’aide de mots clefs, de retrouver rapidement les informations au sein des archives classées ; une édition papier de l’inventaire complet est également prévue.
• Sensibilisation du personnel aux méthodes de gestion des archives avec possibilité de former un « référent » qui serait garant de la bonne tenue de celles-ci.

Maintenance des archives :

• Intégration des nouvelles archives, élimination des documents qui n’ont plus aucune utilité, mise à jour de l’inventaire. Cette intervention régulière nécessite quelques jours par an, voire tous les deux ou trois ans.
• Exploitation culturelle d’un fonds.

Conseils :

• Organisation, circuits d’archivage, aménagement des locaux, création de service, recrutement.

Avant toute intervention, le service propose un audit sur place pour évaluer la situation et définir précisément les besoins avec la collectivité. A l’issue de cette visite, la collectivité reçoit un compte rendu détaillé accompagné d’une proposition de mission chiffrée.